Deși, în urmă cu câțiva ani, backup-ul datelor era mai mult opțional, fiind folosit, de regulă, de către companiile mari, în prezent, acest sistem de depozitare a informației a devenit relevant pentru orice organizație. Volumul mare de date, valoarea pe care acestea o au pentru companie și nevoia de centralizare a informațiilor au transformat soluțiile back într-o adevărată necesitate, de care depinde buna funcționare a unei companii. Iată principalele motive pentru care este necesar să faci backup fișierelor tale:
Pentru a preveni evenimentele neprevăzute
Atunci când conduci o echipă cu membri care, prin activitatea lor, generează date, trebuie să iei în calcul că, în orice moment, unul dintre dispozitivele de pe care aceștia lucrează ar putea suferi defecțiuni, iar datele, traduse în ore de muncă prestate de angajați, ar putea fi pierdute definitiv. Aceeași pierdere de date poate surveni și în cazul unui eveniment neprevăzut precum o catastrofă naturală sau în caz de furt al echipamentului de lucru. De asemenea, în cazul unei erori umane, date importante pentru companie pot fi pierdute definitiv.Deoarece niciunul dintre aceste evenimente neprevăzute nu poate fi prevenit în totalitate, un backup al datelor reprezintă singura soluție care poate garanta protejarea tuturor documentelor.
Pentru a asigura integritatea documentelor
Un backup al datelor poate avea și rolul de a păstra în siguranță anumite date extrem de valoroase, într-un mediu sigur, dedicat acestui scop. Anumite documente istorice, care nu mai pot fi reconstituite, date cu caracter personal ale angajaților, care trebuie stocate în siguranță sau informații confidențiale primite de la terți, care nu trebuie accesate de persoane neautorizate sunt doar câteva exemple de date a căror integritate poate fi asigurată printr-un backup.De asemenea, realizarea unui backup pe un server sau pe un alt mediu de stocare se poate dovedi de un real ajutor și dacă îți dorești să realizezi o arhivă, în care să păstrezi date generate pe parcursul a mai mulți ani, fără a-ți face griji că acestea ar putea fi compromise în vreun fel sau că spațiul de stocare va fi insuficient.
Unde pot fi stocate informațiile, în urma unui backup
Cu toate că marile companii folosesc medii dedicate de stocare pentru a-și ține datele în siguranță, aceasta nu este singura modalitate de a face un backup al datelor. În esență, orice dispozitiv care dispune de o tehnologie de stocare a datelor poate fi utilizat ca soluție de backup. Iată care sunt opțiunile de stocare a datelor la care poți apela:
Dispozitive uzuale, folosite zilnic
Prima categorie de dispozitive pe care se poate realiza un backup al datelor este reprezentată de cele folosite cu regularitate în cadrul activităților zilnice, precum PC-ul, laptopul, tableta sau chiar telefonul. Cu toate că aceste dispozitive nu au o capacitate de stocare foarte mare, iar accesarea datelor păstrate pe ele nu este foarte rapidă, ele reprezintă cea mai ieftină metodă de a face un backup. Această soluție este recomandată pentru arhivarea de documente generale, care nu conțin informații confidențiale și a căror lipsă nu ar genera o situație de criză în organizație.
Cloud sau servicii de hosting
În cazul în care îți dorești ca datele organizației să fie stocate într-un mediu dedicat, care să ofere siguranță și accesarea rapidă a acestora, poți folosi un serviciu cloud sau unul de hosting. Aceste servicii contra cost sunt furnizate de companii specializate, care îți vor stoca toate datele, în servere dedicate. Marile avantaje ale acestei metode de backup sunt reprezentate de siguranța pe care o oferă și de accesibilitatea sporită, întrucât permit descărcarea datelor de la distanță, iar serverele sunt funcționale non stop, cu excepția perioadelor în care se întreprind operațiuni de mentenanță, despre care vei fi, însă, notificat în prealabil.
Dezavantajul unui serviciu cloud sau de stocare este reprezentat de plata recurentă pe care o presupune, care va crește în funcție de cantitatea de informație pe care o vrei stocată. Astfel, pentru o organizație care trebuie să stocheze o cantitate mare de date, un serviciu cloud nu reprezintă o soluție avantajoasă pe termen lung.
Această metodă de stocare era preferată, în trecut, de marile companii, cu un volum ridicat de date ce trebuiau depozitate, însă, în prezent, este tot mai populară și în rândul organizațiilor medii sau mici. Deși presupune un cost inițial de achiziție, deținerea unui server sau a unui sistem de stocare, precum un Network Attached Storage, îți va asigura un control total asupra datelor, îți va permite o configurare personalizată, astfel încât să-ți creezi propriile proceduri de realizare a unui backup, de acces la date sau ștergere automată a acestora după o anumită perioadă și îți oferă mai multe posibilități de utilizare, precum folosirea sa pentru găzduirea site-urilor web ale companiei sau pentru găzduire sau stocare, contra cost, a site-urilor și datelor unor terți. În ciuda costului de achiziție, un server administrat corespunzător se poate dovedi chiar o investiție profitabilă.
Cum să faci un backup
După cum spuneam, un backup reprezintă o copie a tuturor fișierelor din compania ta, într-un mediu de stocare dedicat acestui scop. Totuși, pentru a înțelege cu exactitate cum se face un backup și pentru a stoca datele într-un mod care îți răspunde nevoilor și preferințelor, este necesar să ții cont de două aspecte importante, pe care le vom dezbate în continuare:
Tipul de backup dorit
Cu toate că scopul final al unui backup este, întotdeauna, acela de a genera o copie de siguranță a tuturor fișierelor, modalitatea în care această copie se realizează diferă. Iată care sunt principalele tipuri de backup pe care le poți face:
Backup-ul complet
După cum îi spune și numele, backup-ul complet reprezintă metoda prin care se va realiza o copie de siguranță a tuturor datelor dintr-o companie. Se folosește, de regulă, atunci când se realizează prima copie de siguranță.
Backup-ul incremental
Pentru că realizarea unui backup complet de fiecare dată când se generează noi fișiere ar consuma foarte multe resurse hardware, a fost dezvoltat backup-ul incremental. Această modalitate de backup presupune doar copierea datelor ce au fost generate sau modificate recent și adăugarea lor la arhiva deja existentă.
Backup-ul diferențial
Acest tip de backup este similar cu cel incremental cu diferența că, în cazul său, vor fi copiate toate fișierele generate după ce a fost realizat backup-ul complet. Cu toate că această metodă poate utiliza mai multe resurse ale dispozitivului de stocare, permite recuperarea rapidă a datelor pierdute, în cazul unei urgențe.
